Tessa Willemsen

Teamleider afdeling DIM | RET

Tessa Willemsen werkt inmiddels drie jaar, als teamleider van de afdeling Digitaal Informatie Management (DIM), bij openbaarvervoersbedrijf RET in Rotterdam. Via de ICT-afdeling is zij in contact gekomen met ECMPartners. Tessa: ‘Het fijne aan ECMPartners vind ik dat ze me echt werk uit handen hebben genomen. Als zij uit moesten zoeken hoe bepaalde werkzaamheden, met betrekking tot het implementeren van een nieuw DMS, binnen onze bestaande ICT-infrastructuur past, dan namen zij rechtstreeks contact op met de ICT afdeling en hoefde ik daar niet tussen te zitten. Daaraan merkte ik dat ik met ervaren specialisten te maken heb.’

Document Management Systeem

Tessa heeft Informatiemanagement gestudeerd en is, na afronding van een digitaliseringproject bij het Ministerie van Justitie, terecht gekomen bij de RET. Bij dit ov-bedrijf werken zo’n 2.700 mensen verspreid over verschillende locaties. Ze werken op kantoor of zijn continu onderweg. De afdeling DIM verwerkt alle informatie die binnenkomt en verspreid deze binnen de RET. Tessa vertelt: ‘We zorgen voor de facturenstroom, de stroom van offertes en andere documenten, maar zijn ook verantwoordelijk voor de postverzorging.  In oktober 2011 zijn we overgeschakeld naar een nieuw DMS, te weten FileNet P8 met als clientWorkplace XT. ECMPartners heeft geholpen bij de implementatie van dit nieuwe Document Management Systeem.’

Post workflow en Records Management

Het is niet het enige dat ECMPartners heeft gedaan bij de RET. ‘Sinds 1 januari 2013 hebben we een digitale postworkflow voor de inkomende post. ECMPartners heeft dat met ons ontworpen. We zetten nu alle waardevolle documenten in ons DMS. Papieren post scannen we en zetten we er ook in. Zo hebben we één centraal punt waar we alle documenten en informatie opslaan. Vervolgens kan iedereen, die de juiste autorisatie heeft, het vanaf zijn of haar bureau digitaal benaderen,’ zegt  Tessa.

Ze vervolgt: ‘Wat nog bovenop het nieuwe DMS kwam voor ECMPartners is de implementatie van een Records Management Applicatie. De RET moet er namelijk voor zorgen dat het digitale archief rechtsgeldig is en bestandstypes bevat die over 20 jaar ook nog te openen zijn, zoals PDF-A.

Daarnaast digitaliseren we de personeelsdossiers van de RET. RET managers en P&O kunnen, vanuit een koppeling en de bestaande autorisatiestructuur in SAP, deze dossiers binnenkort benaderen, terwijl de dossiers in het DMS geregistreerd staan.’

ECMPartners denkt mee

Alleen op afroep werken er ECMP’ers bij de RET. Op dit moment is dat een à twee keer per week. Als er systemen opgeleverd of ontworpen moeten worden dan is het contact een stuk intensiever. Tessa vertelt hierover: ‘Of ik nu met een van de eigenaren om de tafel zit of met een ontwerper of programmeur, het maakt niet uit. Iedereen weet exact waar het project over gaat. Bij de ontwerpfase nemen ze alle tijd om in kaart te brengen hoe de organisatie in elkaar steekt en op welke manier de systemen het beste zijn in te zetten. ECMPartners denkt écht met je mee en zit er niet alleen om een opdracht binnen te halen of deze klakkeloos uit te voeren. Het zijn keiharde werkers met inhoudelijke vakkennis. Door hun ervaring kunnen ze een bedrijf goed adviseren en hun ontwerpvoorstellen werken ze overzichtelijk uit, zodat wij het weer goed kunnen documenteren. Dat werkt prettig!’