Contract Management

Het contract management systeem van ECMPartners zorgt voor een grotere zichtbaarheid en controle in het beheer van uw zakelijke contracten met klanten, leden en leveranciers. Document management tools verbeteren de efficiëntie en nauwkeurigheid van het contractbeheer van creatie tot uitvoering, zodat risico's worden vermeden en de contractverplichtingen worden nageleefd. 

Efficiëntie

Het contract management systeem van ECMPartners vermindert de tijd die gepaard gaat met het opstellen, onderhandelen, herzien, goedkeuren en uitvoeren van contracten.

  • Geautomatiseerde workflows ondersteunen het contract revisie- en goedkeuringsproces.
  • Er is te allen tijde inzicht in de status van een contract.
  • De versiehistorie van een contract wordt volledig bijgehouden.
  • Alle betrokken medewerkers worden automatisch genotificeerd wanneer een actie op een contract verlangd wordt.
  • Alle activiteiten worden in een elektronisch logboek vastgelegd

Papierloos contractbeheer

Papieren contracten en de bijbehorende documenten worden met een scanner of multi functioneel apparaat gedigitaliseerd en aan het contract management systeem van ECMPartners toegevoegd. De digitale bestanden worden meteen full tekst doorzoekbaar gemaakt, zodat relevante informatie binnen enkele seconden terug te vinden is. Zoekopdrachten op inhoud en meta data leveren ook bestanden op die aan het contract gerelateerd zijn, voor een totaal beeld.

Geautomatiseerde levenscyclus

Elektronisch contractbeheer voorkomt het risico van gemiste deadlines en andere sancties door automatische notificatieberichten en acties die gebaseerd zijn op de contract afspraken. Wanneer contracten aflopen of een herijkingsmoment wordt bereikt, ontvangen de contractbeheerders een notificatie, zodat zij gepaste actie kunnen ondernemen.

Integratie met inkoop- en back office systemen

Contractprestaties -zoals urenbestedingen of periodieke servicebeurten- worden vaak in inkoop- en backoffice systemen bijgehouden en bewaakt. Een mutatie in deze systemen kan een actie op een contract verlangen. Het contract management systeem van ECMPartners is gebaseerd op open ICT standaarden en biedt verschillende mogelijkheden om een koppeling met inkoop- en backoffice systemen te realiseren.

Wat biedt contract management?

  • Efficiency en transparantie door een geautomatiseerd contract revisie en goedkeuringsproces.
  • Alle informatie compleet en binnen enkele seconden vindbaar. Papieren contracten en bijbehorende documenten worden gedigitaliseerd en full tekst doorzoekbaar gemaakt.
  • Het risico van gemiste deadlines en andere sancties wordt voorkomen door automatische notificatieberichten en acties.
  • Alle contractuele wijzigingen en goedkeuringen worden in een elektronisch logboek bijgehouden.
  • Contracten zijn goed beveiligd georganiseerd in één centrale contracten bibliotheek.

Over ECMPartners

ECMPartners is een kennisbedrijf, gespecialiseerd in Enterprise Content Management toepassingen, waaronder Contract Management, Accounts Payable, Postkamer en HR-oplossingen. Samen met een hecht team van trainers, architecten, programmeurs en consultants zetten we onze tanden graag in ongestructureerde informatie zoals contracten. Een deel van ons team werkt vanuit ons hoofdkantoor in Nieuwegein en de rest op locatie bij onze opdrachtgevers. ECMPartners is voortgekomen uit het voormalige Getronics Business Solutions en werkt voor commerciële bedrijven en non-profitorganisaties; klein en groot. Met veel van onze opdrachtgevers onderhouden wij een jarenlange relatie.


Onze werkwijze

Het beheer van contracten is bij elke organisatie anders. Een servicebedrijf kent andere contractsoorten dan een leasemaatschappij en verlangt ook een andere signalering. Daarom is er niet “één beste oplossing” voor iedereen.

Het contract management systeem van ECMPartners biedt alle basis functionaliteit voor het beheer van contracten, zoals:

  • een generiek datamodel
  • een signaleringsfunctie
  • een contract review workflow
  • standaard zoekvragen

Met relatief weinig inspanning wordt deze basis functionaliteit naar uw werkwijze ingericht. Daarbij hanteren wij een 'Agile' aanpak. Kenmerkend aan een Agile aanpak is dat er niet lineair, maar iteratief wordt gewerkt. In elke iteratie ziet u de gemaakte ontwerp- en inrichtingskeuzes terug, waardoor de resultaten sneller duidelijk zijn en u tijdig kunt bijsturen. Bij een Agile aanpak bent u volledig betrokken.

Next steps

Om u zo goed mogelijk te kunnen adviseren en bedienen is het van uitermate belang om een goed en helder inzicht te krijgen in uw wensen, eisen en omstandigheden. De volgende stappen die wij voorstellen zijn:

  • Verdere verdieping middels een gesprek / interview
  • Opstellen van een concept voorstel
  • Presenteren van de oplossing
  • Opstellen plan van aanpak
  • Implementatie