Document Beheer

Het “Document Beheer” systeem van ECMPartners zorgt ervoor dat al uw zakelijke documenten beschermd en centraal toegankelijk zijn. Uw medewerkers kunnen eenvoudig in verschillende projecten en in verschillende rollen samenwerken aan documenten in dossiers.   

De oplossing is gebaseerd op IBM FileNet Technologie. IBM FileNet levert een krachtige document management engine die documenten, beveiliging en opslagfuncties combineert met kant en klare workflow en proces management capaciteiten. <lees verder over IBM FileNet>

Gebruiksvriendelijk en herkenbaar

Het Document beheer systeem is zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief. Voor gebruikers die een windows mappen-structuur gewend zijn, voelt het als een vertrouwde omgeving. Door de "drag and drop" functionaliteit kunnen meerdere documenten in één keer aan het systeem worden toegevoegd. Mappen kunnen net zo eenvoudig in het systeem verplaatst worden; mits toegestaan.

Met minimale muisklikken alle informatie in één oogopslag

Van alle documenten is een preview beschikbaar. Hieraan kan de gebruiker herkennen om welk document het gaat, zonder het eerst te moeten openen. Alle informatie wordt overzichtelijk in één scherm getoond zodat de gebruiker -met minimale muisklikken- en in één oogopslag een totaal beeld heeft. Met de standaard office integratie hebben gebruikers zelfs rechtstreeks toegang tot het Document Beheer systeem vanuit MS Word, Excell, Powerpoint en Outlook. 

Smartphones en tablet ondersteuning 

Voor smartphones en tablets is een mobile client applicatie beschikbaar. 

Sharepoint integratie

Benut de flexibiliteit van Sharepoint in het ad hoc samenwerken en biedt een veilige beschermde omgeving voor uw documenten.

Door de standaard integratie met Microsoft Sharepoint zijn documenten in het document beheer systeem te ontsluiten vanaf een Sharepoint site. Andersom; documenten die in een Sharepoint omgeving gemaakt zijn, worden overgeheveld naar het Document Beheer systeem voor een juiste archivering.

Alle documenten, ongeacht formaat of bestandgrote

In een dossier kunnen verschillende documenten in verschillende formaten voorkomen, variërend van MS Office en PDF documenten tot Autocad tekeningen, multimedia en Zip bestanden.

Het “Document Beheer” systeem van ECMPartners ondersteunt alle documentsoorten ongeacht het formaat of bestandsgrote.   

Versiebeheer

Nadat een document gemaakt is, kan het nog vele malen bewerkt worden. Met versiebeheer houdt u veranderingen van het document bij. Ons documentbeheer systeem ondersteunt het gebruik van lagere- (0.1, 0.2, enz) Hoofdversies (1.0, 2.0, enz). Lagere versies worden over het algemeen gebruikt om conceptstukken aan te duiden. Vaak zijn deze conceptstukken voor een beperkte groep gebruikers toegankelijk. Hoofdversies worden gebruikt om definitieve of vastgestelde versies aan te duiden. Deze versies zijn voor een groter publiek toegankelijk.

In een versie reeks worden meerdere documentformaten (MS Word, PDF) ondersteund. Elke documentversie heeft unieke meta data en een uniek toegangsbeleid.

Toegangsbeheer

In het toegangsbeheer wordt onderscheid gemaakt tussen gebruikersbeheer en autorisatie.

Het gebruikersbeheer bepaalt welke gebruikers toegang tot het DMS krijgen. De autorisatie bepaalt vervolgens welke gebruikers –wat- met welk document- mogen.

Gebruikersbeheer

Het documentbeheer systeem van ECMPartners sluit aan op uw centrale organisatie-brede voorziening voor gebruikersbeheer (directory services). Dit betekent dat u geen aparte gebruikers administratie voor het DMS hoeft te voeren.

Autorisatie

Het autorisatiemechanisme biedt verschillende mogelijkheden om de toegang tot uw documenten, dossiers en meta data te controleren. Bij het aanmaken van documenten of dossiers wordt automatisch een bijbehorend toegangsbeleid toegepast. Dit toegangsbeleid kan op verschillende manieren verfijnd worden.

  • Op versieniveau kan geregeld worden dat conceptdocumenten alleen voor een beperkte gebruikersgroep beschikbaar moeten zijn.
  • Documenten kunnen het toegangsbeleid overerven van het dossier waarin ze bewaard worden.
  • Afhankelijk van een processtatus zoals” in behandeling”, “vastgesteld”, of “verwerkt” kan een dossier of document afgeschermd of juist breder toegankelijk worden gemaakt. 

Zo kan zeer fijnmazig worden ingesteld wie-wat-met welk document of dossier- mag.

Documenten, dossiers en zoekopdrachten delen

Documenten, dossiers en zoekopdrachten kunnen eenvoudig gedeeld worden met collega’s en externen, mits toegestaan.

Integratie

Het documentbeheer systeem heeft een standaard integratie met Microsoft Office.

Vanuit MS Word, Excell, Powerpoint en Outlook hebben gebruikers rechtstreeks toegang tot documenten en taken in het DMS.

Het DMS is gebaseerd op open standaarden (CMIS, Webservices XML, RESTservices, Java en .Net API’s) en integreert naadloos met bestaande ICT infrastructuren. Er zijn out of the box koppelingen verkrijgbaar voor SAP, SIEBEL, MS office en MS Sharepoint. Lees verder over de verschillende integratiemogelijkheden.

Zoeken en vinden

Nadat documenten aan het DMS zijn toegevoegd, kunnen ze op verschillende manieren teruggevonden worden.

Door ordening

Documenten kunnen in een ordening- of mappenstructuur worden ondergebracht. Gebruikers vinden hun dossiers en documenten terug door te navigeren door de ordeningstructuur.

Naast een statische bedrijfs-brede ordeningstructuur kan iedere gebruiker een persoonlijke dynamische ordeningstructuur (favorieten) aanleggen om snel toegang te hebben tot actuele dossiers, documenten of zoekvragen.

Door zoekvragen samen te stellen

Documenten en dossiers worden verrijkt met meta data. Deze meta data kan gebruikt worden om zoekvragen samen te stellen en de weergave in het zoekresultatenscherm te bepalen. Met behulp van zoekparameters (“alleen PDF documenten” of “laats toegevoegd door mij”) en operatoren kunnen zoekvragen verfijnd worden.

Daarnaast is het mogelijk om te zoeken op de inhoud van documenten (full text search), eventueel in de combinatie met meta data.

Zoekvragen kunnen bewaard worden voor hergebruik en zelfs met collega’s gedeeld worden. Complexere zoekvragen en rapportages kunnen gefaciliteerd worden via Zoeksjablonen en Opgeslagen zoekopdrachten. Bij een zoeksjabloon zijn de zoekcriteria vooraf vastgesteld. De gebruiker hoeft alleen nog maar de waarden in te vullen de zoekvraag af te vuren. Bij een opgeslagen zoekopdracht zijn de zoekcriteria en de waarden reeds ingevuld. De gebruiker klikt enkel op de zoekopdracht en het resultaat wordt getoond. Opgeslagen zoekopdrachten zijn te vergelijken met virtuele mappen.

Vinden

Bij het samenstellen van een zoekopdracht op basis van meta data, wordt eveneens bepaald welke meta data in welke volgorde in het zoekresultatenscherm getoond wordt. Daarbij kan een sortering en prioritering worden ingesteld.

Bij een zoekopdracht op de inhoud van documenten worden de betreffende woorden gemarkeerd in de context in het zoekresultatenscherm getoond. Het zoekresultaat wordt automatisch gesorteerd op relevantie.

Documenten routering

Documenten kunnen eenvoudig rondgestuurd worden voor goedkeuring, op initiatief van de gebruiker of geheel automatisch op basis van een vooraf bepaalde actie. Het DMS is uitgerust met een sequentiële workflow voor het beoordelen en goedkeuren van documenten.

Voor verdergaande en complexe werkstrook automatisering met gegevensuitwisseling naar van en andere systemen kan het DMS worden uitgebreid met een Business Process Management module. Kijk bijvoorbeeld naar oplossingen voor Process Ondersteuning, Factuurwerking en Contract Management. 

Bewaren en archiveren

Voor elk documenttype kan een bewaartermijn en een gevolgactie ingesteld worden. Wanneer deze bewaartermijn verstrijkt, zal de gevolgactie automatisch uitgevoerd worden. Zo kan het document na de bewaartermijn verplaats worden naar een andere opslag locatie. 

Voor verdergaande archivering is een aanvullende Records Management module beschikbaar. Deze Records Manager module biedt een aparte ordeningstructuur voor records, records declaratie, dispositie planning en lijsten. Klik hier voor informatie over deze Records Manager module. 

Auditing

In het DMS kan een audit trail worden bijgehouden van de acties die u specificeert.

Zo kan voor elk document en de bijbehorende kenmerken bijgehouden worden wie-wat- wanneer heeft veranderd en of de actie geslaagd is. In de auditlog wordt eveneens een kopie bijgehouden van het document of kenmerk voor de verandering en na de verandering.

Over ECMPartners

ECMPartners is een kennisbedrijf, gespecialiseerd in Enterprise Content Management toepassingen, waaronder Contract Management, Accounts Payable, Postkamer en HR-oplossingen. Samen met een hecht team van trainers, architecten, programmeurs en consultants zetten we onze tanden graag in ongestructureerde informatie zoals contracten. Een deel van ons team werkt vanuit ons hoofdkantoor in Nieuwegein en de rest op locatie bij onze opdrachtgevers. ECMPartners is voortgekomen uit het voormalige Getronics Business Solutions en werkt voor commerciële bedrijven en non-profitorganisaties; klein en groot. Met veel van onze opdrachtgevers onderhouden wij een jarenlange relatie.


Onze werkwijze

Document beheer is ondersteunend aan de werkprocessen in een organisatie. Omdat elke organisatie een andere werkwijze heeft, is er niet “één beste oplossing” voor iedereen.

Het Document beheer systeem van ECMPartners biedt alle basis functionaliteit voor het beheer van documenten, zoals:

  • een ordeningstructuur
  • versiebeheer
  • meta datering
  • toegangsbeheer
  • zoekfunctionaliteit
  • accorderingsworkflows
  • auditing

Met relatief weinig inspanning wordt deze basis functionaliteit naar uw werkwijze ingericht. Daarbij hanteren wij een 'Agile' aanpak. Kenmerkend aan een Agile aanpak is dat er niet lineair, maar iteratief wordt gewerkt. In elke iteratie ziet u de gemaakte ontwerp- en inrichtingskeuzes terug, waardoor de resultaten sneller duidelijk zijn en u tijdig kunt bijsturen. Bij een Agile aanpak bent u volledig betrokken.

Next steps

Om u zo goed mogelijk te kunnen adviseren en bedienen is het van uitermate belang om een goed en helder inzicht te krijgen in uw wensen, eisen en omstandigheden. De volgende stappen die wij voorstellen zijn:

  • Verdere verdieping middels een gesprek / interview
  • Opstellen van een concept voorstel
  • Presenteren van de oplossing
  • Opstellen plan van aanpak
  • Implementatie