Proces Beheer

“Proces Beheer” is een aanvulling op het Document Beheer systeem van ECMPartners. “Process beheer” automatiseert werkstromen rondom documenten en dossiers. Hiermee heeft u één centraal systeem voor al uw processen en documenten.

Ingekomen documenten worden automatisch gerouteerd naar behandelaren of werkverdelers. In de routering kan het document automatisch verrijkt worden met data uit back office systemen.

Op een dossier worden vaste, flexibele of zelfs verplichte taken aangeboden. Uitgaande documenten worden via een geautomatiseerd proces ter afstemming of goedkeuring aangeboden. In het behandelen en goedkeuren van documenten wordt bijgehouden wie-wat-wanneer beslist heeft.

Efficiency

Door werstromen te automatiseren kunnen zaken vlotter behandeld worden. Documenten raken nooit meer zoek. Uw gebruikers ontvangen notificatieberichten bij nieuwe taakverzoeken of naderende deadlines. De werkprocessen worden transparant. U heeft inzicht in werkvoorraden, voortgang en trends. Vertragingen zijn zichtbaar, zodat u binnen de behandeltermijn kunt ingrijpen wanneer dat nodig is. Daarnaast wordt bijgehouden –wie-wat- wanneer- beslist heeft, zodat u te allen tijde verantwoording kunt afleggen

Taken

De verschillende bedrijfsprocessen rondom het behandelen van dossiers en documenten worden gemodelleerd in elektronische taken. Een taak bestaat uit één of meerdere stappen. In elke stap zijn medewerkers of zelfs systemen betrokken bij het afhandelen van werk.

In het Proces beheersystem van ECMPartners kan onderscheid gemaakt worden naar

  • vastomlijnde taken en flexibele taken
  • optionele en verplichte taken
  • sequentiële en parallelle taken

Automatisch of handmatig starten

Sommige taken worden automatisch gestart naar aanleiding van een gebeurtenis. Denkt u bijvoorbeeld aan een ingekomen factuur die automatisch het digitale factuurverwerkingsproces activeert of een notificatietaak die vlak voor het verstrijken van de deadline verzonden wordt.

Andere taken zijn beschikbaar op dossiers of documenten en worden handmatig door de de gebruiker geactiveerd wanneer dat nodig is. Denkt u bijvoorbeeld aan een taakverzoek aan een collega om mee te lezen met een document.

Rollen, postvakken en loketten

Taken worden in digitale postvakken aangeboden. Het procesbeheersysteem van ECMPartners ondersteunt alle praktijksituaties:

  • Individuele postvakken (mijn postbus)
  • Rolgebonden postvakken (Postbus directie)
  • Postvakken voor loketfuncties (postbus secretariaat)

Bij een rolgebonden postvak krijgen alle medewerkers met dezelfde rol in het proces een taakverzoek. Bij een loketfunctie wordt één taak in het postvak aangeboden.

Taken kunnen verplaatst worden naar een individueel postvak voor verdere behandeling. 

Gebruiksgemak

De taken worden overzichtelijk in de digitale postvakken weergegeven. In één oogopslag herkennen uw gebruikers -welke taakverzoeken - wanneer zijn aangeboden- en - wanneer afgehandeld- dienen te zijn.

In een taakverzoek treft uw gebruiker alle informatie die nodig is om de taak af te handelen. Dit zijn taakinstructies, dossiers en / of  documenten en overige relevante data. Voor kenniswerkers moet het zelfs mogelijk zijn om flexibele of optionele taken te activeren. 

Wanneer de gebruiker zijn taak als gereed afmeldt, wordt het proces vervolgd.

 

 

Werk beheren

Het procesbeheer systeem biedt verschillende tools die het dagelijkse beheer van werk vereenvoudigen. Elke gebruiker kan de voortgang volgen van taken die hij of zij geactiveerd heeft. Procesbeheerders kunnen ingrijpen op het proces wanneer dat nodig is.

Denkt u aan bijvoorbeeld aan:

  • het verwijderen van foutieve taken
  • het corrigeren van data en bijlagen (documenten, dossiers) in taken
  • het herverdelen bij onderbezetting of zieke medewerkers

 Via grafische “drill down” tools hebben managers inzicht in de werklast en performance.

Compliancy

In het procesbeheer systeem van ECMPartners wordt geregistreerd –wie-wat-wanneer- heeft beslist zodat u te allen tijde verantwoording kunt afleggen. 

Integratie

Het procesbeheer systeem is volledig geïntegreerd met het documentbeheersysteem, zodat met vanuit het proces meteen beschikking heeft over alle relevantie documenten en dossiers. 

Via integratie met Microsoft Office heeft de gebruiker rechtstreeks toegang tot postvakken en taken vanuit de office applicaties. Door email integratie worden gebruikers per email genotificeerd over nieuwe taakverzoeken of deadlines die naderen.

Voor een integratie met legacy en back office applicaties is een component framework beschikbaar. Het component framework stuurt kleine java componenten aan die data ophalen of afleveren aan andere systemen. Het component framework is een beheervriendelijke alternatief voor kostbare één op één maatwerk koppelingen. 

Orkestratie

De uitgebreide webservices voorzieningen van het procesbeheer systeem ondersteunen de samenwerking met uw businesspartners, toeleveranciers en afnemers vanuit uw bedrijfsprocessen. 

Eenvoudige bediening

Het procesbeheersysteem is uitgerust met diverse tools die eenvoudig te bedienen zijn. Met deze tools worden postvakken ingericht, werstromen gemodelleerd en rapportages gegenereerd, zodat u voor het uitbreiden of verfijnen van het procesbeheer systeem niet afhankelijk bent van dure externe kennis.

Over ECMPartners

ECMPartners is een kennisbedrijf, gespecialiseerd in Enterprise Content Management toepassingen, waaronder Contract Management, Accounts Payable, Postkamer en HR-oplossingen. Samen met een hecht team van trainers, architecten, programmeurs en consultants zetten we onze tanden graag in ongestructureerde informatie zoals contracten. Een deel van ons team werkt vanuit ons hoofdkantoor in Nieuwegein en de rest op locatie bij onze opdrachtgevers. ECMPartners is voortgekomen uit het voormalige Getronics Business Solutions en werkt voor commerciële bedrijven en non-profitorganisaties; klein en groot. Met veel van onze opdrachtgevers onderhouden wij een jarenlange relatie.


Onze werkwijze

Proces beheer ondersteunend het samenwerken aan documenten en dossiers in uw werkprocessen. ECMPartners zorgt ervoor dat uw werkstromen in het systeem worden ingericht. Daarbij hanteren wij een 'Agile' aanpak. Kenmerkend aan een Agile aanpak is dat er niet lineair, maar iteratief wordt gewerkt. In elke iteratie ziet u de gemaakte ontwerp- en inrichtingskeuzes terug, waardoor de resultaten sneller duidelijk zijn en u tijdig kunt bijsturen. Bij een Agile aanpak bent u volledig betrokken.

Next steps

Om u zo goed mogelijk te kunnen adviseren en bedienen is het van uitermate belang om een goed en helder inzicht te krijgen in uw wensen, eisen en omstandigheden. De volgende stappen die wij voorstellen zijn:

  • Verdere verdieping middels een gesprek / interview
  • Opstellen van een concept voorstel
  • Presenteren van de oplossing
  • Opstellen plan van aanpak
  • Implementatie